Gérer votre espace personnel

Pourquoi se créer un espace personnel ?

• Les coordonnées saisies à la création de l'espace personnel sont réutilisées lors de futures demandes.
• L'accès à un espace de stockage sécurisé permet l'ajout, la modification ou la suppression de pièces justificatives pouvant être utilisées pour des demandes différentes.
• La possibilité de suivre l'état de ses différentes demandes, de recevoir des notifications avec la mairie au sujet d'une demande...
• De plus, certaines demandes, actualités, activités, informations pratiques ne sont accessibles qu'aux titulaires d'un espace personnel.

Se créer un espace personnel

• Cliquez sur le bouton Créer mon espace.
• Sur la page d'accueil, cliquez sur Je crée mon espace, puis renseignez les différentes rubriques : Identité, Adresse, Moyens de contact et Authentification.
  • Les zones de saisie accompagnées d'un astérisque (*) doivent être obligatoirement renseignées.
  • Il est conseillé de saisir un maximum d'informations afin de les récupérer lors de la saisie d'une demande.
  • Le moyen de contact préféré sera systématiquement proposé à chaque nouvelle demande.
  • Si le nom d'utilisateur est déjà pris, il vous faudra en choisir un autre.
  • Un code de sécurité est à saisir. En cas de difficulté de lecture du code, cliquez sur pour l'écouter au format audio.
  • Si vous avez un compte auprès d'un service proposé sur le portail (service Enfance/Concerto Opus par exemple), indiquez votre code et votre mot de passe pour vous y connecter à partir de votre espace personnel sans avoir à vous authentifier à chaque fois.
  • Si vous avez un compte sur un ou plusieurs autres espaces, indiquez votre identifiant et votre mot de passe pour vous y connecter à partir de votre espace personnel sans avoir à vous authentifier à chaque fois.
  • Entrez le texte du contrôle de sécurité avant de valider votre saisie. Si besoin utilisez la version vocale du texte.
• Un courriel de confirmation de création et d'activation de votre espace personnel vous sera adressé.

Se connecter à votre espace personnel

• Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton Connexion. L'écran s'ouvre Mon accueil donnant accès aux zones suivantes :
  • Mon espace : affichage de vos coordonnées et modification de votre profil.
  • Membres du foyer : Liste des personnes composant votre foyer.
  • Contacts : Personnes que vous aurez référencées comme contacts pour les personnes composant le foyer.
  • Mon tableau de bord : différentes dalles permettent d'accéder à vos éléments personnels.
  • Mes actions : différentes dalles permettant de saisir une démarche administrative.
  • Mise en avant éventuelle d'une actualité privée.

Demander un nouveau mot de passe

• En cas d'oubli de votre mot de passe, cliquez sur le lien J'ai oublié mon mot de passe.
• Un courriel contenant un nouveau de mot de passe vous sera adressé.

Modifier le profil de votre espace personnel

• Après connexion à votre espace personnel, cliquez sur Modifier mon profil.
• Cliquez sur Modifier mon espace.
• Modifiez selon vos besoins les rubriques Identité, Adresse, Moyens de contact.
• Pour modifier votre Authentification, cliquez sur Modifier les identifiants de mon espace personnel.

Se déconnecter

• Cliquez sur le bouton Se déconnecter.

En se connectant à l'Espace Famille sans utiliser d'espace personnel, vous pouvez accéder aux activités, informations que la mairie souhaite rendre disponible à tous.

Mais pour accéder à tous les éléments mis en ligne par la mairie, il est indispensable de créer votre espace personnel.

Accéder aux demandes ouvertes à tous

Attention certaines demandes :

• nécessitent obligatoirement la création d'un espace personnel, elles se caractérisent par la présence d'un cadenas,
• sont soumises à un quota, un message vous informe lorsque le quota est atteint.

 

• Cliquez sur la dalle Nouvelle demande pour accéder à l'ensemble des demandes accessibles sans avoir d'espace personnel.
• Cliquez sur la dalle correspondant au métier recherché, puis cliquez sur la demande à effectuer.

ou

• Saisissez un mot-clé caractérisant la demande recherchée dans la zone Votre recherche, cliquez sur la loupe pour afficher le résultat de la recherche, puis cliquez sur la demande à effectuer.
• Renseignez ou consultez les différentes étapes de la demande : La démarche, Mes informations, Ma demande et Le récapitulatif avant de valider votre demande.
• Un message vous informe de la prise en compte de votre demande.

La demande est visible en cliquant sur la loupe. Vous accédez alors à l'écran Suivi de la demande. Pour le suivi d'une demande voir...

• Un courriel d'accusé de réception vous est adressé avec un lien permettant de suivre votre demande.

Annuler la demande

Dans l'écran de Suivi de la demande, il est possible d'annuler la demande en cliquant sur le bouton Annuler ma demande.

L'annulation est effective après la validation d'un message de confirmation.

Rattacher la demande à votre espace personnel

Si vous avez un espace personnel et que la demande a été saisie en dehors de celui-ci, vous pouvez la rattacher à votre espace en utilisant le bouton Rattacher cette demande à mon espace personnel.

Selon le paramétrage défini par la mairie, certaines demandes peuvent être affichées directement sur la page Mon accueil où elles sont alors immédiatement accessibles.

• Cliquez sur la dalle Toutes mes demandes, puis sur la dalle correspondant au type de demande recherché. Certaines demandes sont soumises à un quota, un message vous informe lorsque le quota est atteint.

Accéder à un type de demande

• Cliquez sur la dalle correspondant au métier recherché, puis cliquez sur la demande à effectuer.

ou

• Saisissez un mot-clé caractérisant la demande recherchée dans la zone Votre recherche, cliquez sur la loupe pour afficher le résultat de la recherche, puis cliquez sur la demande à effectuer.
• Renseignez ou consultez les différentes étapes de la demande : La démarche, Mes informations, Ma demande et Le récapitulatif avant de valider votre demande.

Accéder à l'aide à la saisie d'une demande

• Cliquez sur le lien Aide à la saisie situé en haut et à droite de l'écran. L'écran d'aide s'ouvre dans un onglet/ fenêtre dédié.

Joindre des pièces à une demande

• Lors de la saisie de certaines demandes, il est possible d'y joindre des pièces. Dans l'étape Ma demande/ Pièces jointes, cliquez sur Ajouter pour saisir une nouvelle pièce ou sur Ajouter depuis mon espace de stockage si vous avez déjà saisi des pièces dans cet espace (l'espace de stockage est disponible uniquement pour les personnes ayant un espace personnel).

Une demande peut être consultée à tout moment à partir du Tableau de bord de votre espace personnel. Cliquez sur la dalle Dernières demandes.

• Dans la liste des Dernières demandes effectuées, cliquez sur la demande à consulter. Seules les quatre dernières demandes sont disponibles ici. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Historique.

ou

• Cliquez sur Voir toutes mes demandes.
• Dans la colonne Détails de la demande à ouvrir, cliquez sur la loupe. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Historique.

Gérer le suivi

A partir de l'écran Suivi de la demande, vous pouvez accéder aux onglets suivants :

• Le demandeur : identité, adresse et moyens de contact du demandeur.
• La demande : informations sur la demande.
• Historique : liste des événements concernant la demande.
• Echanges : liste des messages envoyés par la mairie et qui sont liés à votre demande. Cet onglet est optionnel, il dépend du paramétrage de la demande par la mairie.
• Pièces jointes : liste des pièces présentes dans votre "espace de stockage". Possibilité d'en ajouter.

Annuler une demande

Dans le suivi d'une demande, il est possible de l'annuler en cliquant sur le bouton Annuler ma demande.

L'annulation est effective après la validation d'un message de confirmation.

Une demande annulée est automatiquement archivée et vous pouvez la visualiser en cliquant sur Voir toutes mes demandes archivées.

Lire vos échanges en attente

Dans la zone Mon tableau de bord, si des échanges sont en attente de lecture, une pastille indiquant leur nombre s'affiche.

• Cliquez sur la dalle Echanges à lire.
• Cliquez sur la demande concernée. L'écran Suivi de la demande s'ouvre sur l'onglet Echanges de la demande.
• Cliquez sur le lien Voir la suite pour ouvrir l'échange. L'échange passe de l'état "Non lu" à l'état "Lu".

 

Modifier vos coordonnées

 

• Cliquez sur la dalle  Coordonnées.
• Sélectionnez le type de coordonnées à modifier : Changement d'adresses postales, Changement de téléphones ou Changement de courriels.
• La demande correspondante s'ouvre.
• Pour plus d'informations, cliquez sur le lien Aide à la saisie disponible sous la durée maximum de la demande.

Le changement de coordonnées est également disponible en sélection d'un membre de la famille, en cliquant sur la dalle correspondante, puis sur .

Voir ou ajouter des pièces justificatives

Dans la zone Mon tableau de bord, vous pouvez visualiser les pièces contenues dans votre espace de stockage et/ou en ajouter. Cet espace ne peut pas stocker plus de 10 pièces justificatives. Chacune de ces pièces pouvant contenir jusqu'à 4 fichiers.

• Cliquez sur la dalle Mes pièces pour en voir le détail.
• Cliquez au besoin sur Ajouter.
• Renseignez les différents champs proposés.
• Cliquez sur Ajouter un fichier pour rechercher et sélectionner le fichier concerné. Une pièce peut contenir jusqu'à 4 fichiers (exemple : un fichier pour le recto et un fichier pour le verso d'une carte d'identité).
• Cliquez sur Valider.
• Pour modifier ou supprimer une pièce, cliquez sur les boutons correspondants. La suppression d'une pièce supprime les différents fichiers qui lui sont attachés.

Pour visualiser le contenu d'un fichier, cliquez sur celui-ci.

Voir vos actualités privées

Dans la zone Mon tableau de bord, vous pouvez accéder aux actualités privées éditées par la mairie. Les actualités privées ne sont accessibles qu'aux usagers ayant un espace personnel. Une pastille indiquant leur nombre s'affiche.

• Cliquez sur la dalle Mes actualités pour en voir le détail. Par défaut Toutes les actualités privées sont disponibles.
• Cliquez au besoin sur une catégorie d'actualité pour limiter le nombre d'actualités affichées.
• Cliquez sur le lien Lire la suite de l'article.

 

Voir les actualités publiques

Les actualités publiques sont accessibles à tout usager, qu'il soit ou non connecté à son espace personnel.

• Cliquez dans la barre de titre sur le bouton Actualités ou s'il n'est pas affiché sur Voir toutes les actualités.

 

Par défaut, toutes les actualités sont affichées. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie d'actualités.

Voir les activités

Les activités sont disponibles :

• En accès public, en cliquant sur la dalle Activités ou dans la barre de menus sur Activités.
• Après connexion d'un citoyen à son espace personnel en cliquant dans la barre de menus sur Activités.

 

Par défaut, toutes les activités sont affichées. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie d'activité.

Selon les choix effectués par la mairie, des activités peuvent être visibles uniquement pour les citoyens connectés à leur espace personnel.

Voir les informations pratiques

Les informations pratiques sont disponibles :

• En accès public, en cliquant sur la dalle Infos pratiques ou dans la barre de menus sur Infos pratiques.
• Après connexion d'un citoyen à son espace personnel en cliquant dans la barre de menus sur Infos pratiques.

 

Par défaut, toutes les informations pratiques sont affichées. Vous pouvez limiter l'affichage en sélectionnant une catégorie d'info pratique.

Selon les choix effectués par la mairie, des informations pratiques peuvent être visibles uniquement pour les citoyens connectés à leur espace personnel.